儀器設(shè)備的技術(shù)資料和經(jīng)濟(jì)手續(xù)證明材料。包括儀器設(shè)備的原始定貨單、合同書、貨運單、儀器設(shè)備說明書、產(chǎn)品合格證、裝箱單、保修單、儀器設(shè)備質(zhì)量反饋表等。固定資產(chǎn)驗收登記表由儀器設(shè)備驗收人員和保管員填寫并簽字，主要記載儀器設(shè)備在途中運輸和開箱后驗收的詳細(xì)情況。實驗儀器設(shè)備安裝、調(diào)試登記表由管理人員和專業(yè)技術(shù)人員填寫，主要記載儀器設(shè)備從開箱后或者從保管室取貨到安裝、調(diào)試并能正常運行的詳細(xì)情況。實驗儀器設(shè)備保管卡片由保管員或儀器設(shè)備使用管理人員填寫，一式兩份，裝入檔案一份，管理人員保存一份，主要記載儀器設(shè)備的自然狀況和存放位置。實驗儀器設(shè)備使用卡片由使用人填寫，主要記載儀器設(shè)備的使用時間和次數(shù)。依此可統(tǒng)計出儀器設(shè)備的使用率和完好率。

　　實驗儀器設(shè)備操作規(guī)程按每種儀器設(shè)備的性能和特點，由專業(yè)技術(shù)人員、管理人員、使用單位或使用人共同制訂技術(shù)操作規(guī)程，每臺(套)儀器設(shè)備一式三份，存檔一份，公布一份，設(shè)備管理人員保存一份。實驗儀器設(shè)備維修和保養(yǎng)制度按照儀器設(shè)備的使用要求和維護(hù)保養(yǎng)常識，由專業(yè)技術(shù)人員、設(shè)備管理人員、使用單位和使用人共同制訂出儀器設(shè)備的維修保養(yǎng)制度，每臺(套)儀器設(shè)備一式兩份，存檔一份，設(shè)備管理人員保存一份。實驗儀器設(shè)備報廢處理登記表由儀器設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人、設(shè)備管理人員、保管員共同填寫，主要記載儀器設(shè)備經(jīng)技術(shù)人員鑒定的詳細(xì)情況和有關(guān)組織同意做報廢處理的決定以及處理意見。實驗儀器設(shè)備交接登記表由儀器設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人、設(shè)備管理人員共同填寫，主要記載儀器設(shè)備管理人員變動工作崗位時儀器設(shè)備的移交手續(xù)、設(shè)備狀態(tài)。建立實驗儀器設(shè)備檔案是做好管理工作的基本點，其主要好處是：

　　(1)始終保持實驗儀器設(shè)備技術(shù)資料的完整性實驗儀器設(shè)備建立檔案后，在長期的使用、保管、借用、維修、交接等運轉(zhuǎn)過程中都有完整可靠的記錄，甚至到儀器設(shè)備報廢后仍有據(jù)可查。避免了以前實驗儀器設(shè)備技術(shù)資料隨便亂放，急用時找不到，借用、維修無登記，出現(xiàn)零部件不全或丟失，造成提前報廢及使用率不高等現(xiàn)象。

　　(2)增強(qiáng)了實驗儀器設(shè)備管理人員的工作責(zé)任心實驗儀器設(shè)備建立技術(shù)檔案后，資料完整，手續(xù)齊全，在其使用過程中對管理人員、使用人員或使用單位都能起到制度性的互相監(jiān)督和約束作用。同時檔案記錄資料還可從不同側(cè)面反映實驗儀器設(shè)備管理人員和使用人員工作的質(zhì)量和效率，并對其進(jìn)行業(yè)務(wù)考核。

　　(3)便于對實驗儀器設(shè)備的考核評估通過對實驗儀器設(shè)備建立檔案，逐步積累了實驗儀器設(shè)備在使用過程中的完整記錄，易于對儀器設(shè)備的利用率和完好狀態(tài)及性能進(jìn)行考核評估，便于對待報廢儀器設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定。

　　(4)有利于實驗儀器設(shè)備的合理調(diào)配實驗儀器設(shè)備檔案中使用情況記錄可以客觀地反映出其在教學(xué)實驗活動中的使用情況和利用率，使設(shè)備管理部門很容易了解到學(xué)校實驗儀器設(shè)備工作的整體情況，以便及時地把那些利用率低的儀器設(shè)備合理調(diào)配到教學(xué)實驗任務(wù)重、儀器設(shè)備相對不足的實驗室。